Чтобы сотрудник мог подписывать входящие и исходящие документы от имени организации в 1С:Фреш через 1С-ЭДО, необходимо оформить машиночитаемую доверенность (МЧД). С 1 сентября 2024 года это обязательный документ для подтверждения полномочий представителя.

Ниже приведена пошаговая инструкция.

Шаг 1. Подготовьте электронную подпись для сотрудника

Прежде чем создавать доверенность, убедитесь, что у сотрудника есть Квалифицированная электронная подпись (КЭП), выпущенная на физическое лицо.

• Важно! Подпись не должна быть привязана к организации или должности сотрудника. Это его личный сертификат.
• Получить такую подпись можно в аккредитованном удостоверяющем центре.

Шаг 2. Создайте машиночитаемую доверенность в 1С

Сам документ создается в интерфейсе 1С:Фреш.

1. Перейдите в раздел «Главное» -«Организации»и откройте карточку вашей организации.
2. Нажмите на кнопку «ЭДО» и в выпадающем меню выберите «Машиночитаемые доверенности».
3. В открывшемся списке нажмите кнопку «Создать» - «Доверенность».

Заполнение карточки доверенности:

• Организация (Доверитель): Данные о вашей компании подставятся автоматически. Если автоматически данные не заполнились, то нажмите три точки справа в поле «Доверитель» и выберите организацию. Так же выберите лицо, действующее без доверенности.
• Представитель: Выберите сотрудника из справочника, нажав три точки справа в поле «Представитель». Если его там нет, добавьте новое физическое лицо. Важно, чтобы в карточке сотрудника были заполнены все данные (СНИЛС, ИНН, паспорт), так как они будут проверяться ФНС.
• Срок действия: Укажите дату начала и окончания доверенности.
• Полномочия: Это самый важный блок для подписания документов с контрагентами.

Вариант заполнения:

• Текстом вручную — заполняете текст самостоятельно.
• Из классификатора полномочий — выбираем «Добавить полномочие» и можем выбрать «Простое» или«Составное (с указанием ограничений)»

Полномочие «Подписывать» можно установить значение «Без ограничений» — это дает право подписывать всё.
Для ограничений: снимите галочку с «Без ограничений» и укажите конкретные действия, выбрав их из Классификатора полномочий ФНС (рекомендуемый способ). Выберите виды документов (УПД, счета, акты, ТОРГ-12 и т.д.) и, если требуется, контрагентов. 

После заполнения нажмите кнопку Готово.

Шаг 3. Подпишите и зарегистрируйте доверенность

После заполнения данных нажмите кнопку «Подписать и зарегистрировать».

Для подписания потребуется КЭП руководителя организации (директора).
Система автоматически отправит сведения о новой доверенности в распределенный реестр ФНС. После успешной регистрации в карточке доверенности появится статус «В реестре ФНС: Зарегистрирована». Теперь можете пользоваться МЧД.

Шаг 4. Добавьте сотрудника в учетную запись ЭДО

Последний шаг — связать личную подпись сотрудника и доверенность в настройках 1С-ЭДО.

1. Перейдите в раздел «Администрирование» -> «Обмен электронными документами» -> «Обмен с контрагентами» -> «Учетные записи ЭДО».
2. Откройте учетную запись вашей организации.
3. На вкладке «Сертификаты» добавьте подпись сотрудника.
4. Выберите его Сертификат (личная КЭП сотрудника) и Машиночитаемую доверенность, которую вы создали на предыдущем шаге.

Отзыв: Если сотрудник уволился, доверенность необходимо отозвать. В карточке документа нажмите «Отозвать». Об отзыве желательно уведомить ключевых контрагентов.